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Retour à la liste des projets

L’office AI du canton de Vaud lance un portail en ligne et ouvre la voie digitale à plus de 20 cantons

15.11.2021
Portails clients/membres

L’office AI du canton de Vaud a mandaté inetis pour digitaliser les remboursements de frais. Ce projet a débouché sur un portail en ligne avec accès sécurisé. La plateforme a ensuite été choisie par l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS) pour être installée dans une majorité de cantons.

Vue aérienne de Vevey et de l'office d'assurance invalidité

Nous avons commencé le projet en concevant un premier formulaire de test, nommé “Facture pour frais de voyage et nourriture”. Il s’est poursuivi avec la création de quatre autres formulaires.

Pour le bénéficiaire, la plateforme représente un gain de temps important. D’abord, les aides de saisie lui évitent des erreurs lors du remplissage des formulaires. Ensuite, le remplissage automatique de ses informations de base le dispense de fournir la même information plusieurs fois. Il peut aussi joindre des documents scannés au formulaire, ce qui lui épargne d’envoyer des pièces par courrier. Enfin, et c’est l’avantage le plus important, le remboursement des frais est accéléré grâce à la digitalisation du processus.

Pour les offices AI, les avantages du système sont tout aussi importants : la plateforme évite à leurs collaborateurs de devoir ressaisir les informations transmises par le bénéficiaire, diminue les erreurs de saisie grâce au contrôle automatique des champs (type AVS, IBAN, ou numéro de téléphone) et accélère les corrections par l’envoi de notifications au bénéficiaire en cas d’erreur.

Fonctionnement de la plateforme

Pour le bénéficiaire

L’utilisation de la plateforme suit les étapes suivantes : 

  • inscription : le bénéficiaire saisit ses informations personnelles  (nom, n° d’AVS,  adresse, n° de téléphone, IBAN, représentant légal, etc.) ;
  • connexion sécurisée : elle se fait via confirmation par SMS. Ce mode de connexion à deux facteurs améliore la sécurité du compte du bénéficiaire et protège ses données.

Une fois authentifié, l’utilisateur peut : 

  • compléter un formulaire, en bénéficiant du remplissage automatique de ses informations personnelles ;
  • consulter l’historique de ses anciens formulaires et télécharger ceux-ci en PDF pour éventuellement les archiver au format papier ;
  • traiter les demandes de correction des formulaires déjà remplis.

Pour les collaborateurs des Offices AI

Une fois sur la plateforme, le collaborateur peut :

  • consulter les formulaires. Un système de réservation des formulaires permet de répartir leur traitement entre les collaborateurs en toute simplicité.
  • envoyer une demande de correction au bénéficiaire. Ce dernier la reçoit par e-mail, peut rouvrir le formulaire pour faire les corrections et le soumettre à nouveau sur la plateforme.
  • valider les formulaires, qui sont alors directement transmis à la Centrale de compensation.

Pour la Centrale de compensation

La Centrale de compensation (CdC) est l’organe d’exécution de la Confédération en matière d’assurances sociales du 1er pilier, qui comprend l’AVS, l’AI et l’APG.

La plateforme s'intègre directement dans le flux de paiement et dialogue avec le logiciel métier (Sumex) sans besoin de ressaisir des données.

Lorsqu'un collaborateur de l'AI valide un formulaire, la plateforme se charge de créer une version XML de la facture (format utilisé pour l'échange de factures médicales sur le réseau MediData) et de la transmettre à la CdC en passant par le réseau MediData via CuraLine.

La facture est ensuite reçue, importée dans Sumex et traitée par la CdC. En cas de refus, une réponse est transmise à la plateforme afin de notifier les collaborateurs de l'AI d'une erreur sur le formulaire.


Contraintes

Sécuriser des données personnelles

Parce que l’application traite de données personnelles sensibles (les données de santé des assurés de l’AI), elle se doit d’être hautement sécurisée. À cette fin, la plateforme a été mise en place suivant l’infrastructure du Gilai avec qui nous avons collaboré pour la configuration des serveurs. 

Pour garantir la sécurité applicative de la plateforme, un audit de sécurité a été commandé par l’Office AI Vaud et réalisé par RedGuard. Ce dernier a pu confirmer la sécurité de l’application tout en suggérant quelques améliorations, portant notamment sur les bonnes pratiques à adopter. Grâce à ces suggestions, nous avons pu améliorer quelques-uns des processus.

Travailler les interfaces et soigner l'accessibilité

La saisie de formulaires n’est en général pas une partie de plaisir. C’est pourquoi nous nous sommes appliqués à imaginer une expérience utilisateur aussi simple et agréable que possible.

Afin que la prise en main du service soit intuitive, nous avons porté une attention particulière aux mots utilisés et aux messages d’aide et d’alerte transmis. Nous avons aussi veillé à rendre les formulaires accessibles au plus grand nombre.

Audit de sécurité

Lors d'un audit de sécurité, une entreprise spécialisée est mandatée pour tester le fonctionnement d'une application ou d'un site internet. L’objectif est de vérifier que ce dernier répond aux normes de sécurité et n'a pas de vulnérabilité qui pourrait compromettre la sécurité ou l'intégrité du système.

En tant qu'informaticiens, c'est toujours une expérience très enrichissante que d'avoir des retours sur la qualité technique de ce que nous développons. Cela permet de valider nos pratiques et d’en adopter de meilleures afin que les systèmes que nous proposons soient les plus fiables possibles.

Déploiement au niveau suisse

Dans le cadre de la stratégie de transformation numérique et d’innovation (TNI) des administrations publiques, le projet de l’OAI Vaud a été présenté à l’Office fédéral des assurances sociales. Voir l'article "Le premier pilier se numérise".

L’OFAS a porté son choix sur notre solution pour la mettre à disposition de tous les Offices de Suisse qui en font la demande. À cette fin, nous avons procédé à l’adaptation technique du système pour simplifier la gestion des multiples installations, tout en veillant à préserver l’identité propre de chaque canton.

Déjà plus de 20 cantons ont choisi la solution d’inetis.

Quelques chiffres

  • 23 guichets en place ou en cours de mise en place.
  • 25’000 formulaires saisis pour l'OAI Vaud.
  • 4’000 comptes bénéficiaires créés pour l'OAI Vaud.

inetis SA

Grand-Vigne 7, 1302 Vufflens-la-Ville, Suisse
À 10 km de Lausanne, 60 km de Genève, 50 km de Fribourg, à la campagne quoi !

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