L’office AI du canton de Vaud a mandaté inetis pour digitaliser les remboursements de frais. Ce projet a débouché sur un portail en ligne avec accès sécurisé. La plateforme a ensuite été choisie par l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS) pour être installée dans une majorité de cantons.
Nous avons commencé le projet en concevant un premier formulaire de test, nommé “Facture pour frais de voyage et nourriture”. Il s’est ensuite poursuivi avec la création de quatre autres formulaires.
Pour le bénéficiaire, la plateforme représente un gain de temps important. D’abord, les aides de saisie lui évitent des erreurs lors du remplissage des formulaires. Ensuite, le remplissage automatique de ses informations de base le dispense de remplir la même information plusieurs fois. Il peut aussi joindre des documents scannés au formulaire, ce qui lui épargne d’envoyer des pièces par courrier. Enfin, et c’est l’avantage le plus important, le remboursement des frais est accéléré grâce à la digitalisation du processus.
Pour les offices AI, les avantages du système sont tout aussi importants : la plateforme évite à leurs collaborateurs de devoir ressaisir les informations remplies par le bénéficiaire, diminue les erreurs de remplissage grâce au contrôle automatique des champs (type AVS, IBAN, ou numéro de téléphone) et accélère les corrections par l’envoi de notifications au bénéficiaire en cas d’erreur.
Fonctionnement de la plateforme
Pour le bénéficiaire
L’utilisation de la plateforme suit les étapes suivantes :
- Inscription : le bénéficiaire saisit ses informations personnelles (nom, n° d’AVS, adresse, n° de téléphone, IBAN, représentant légal, etc.) ;
- Connexion sécurisée : elle se fait via confirmation par SMS. Ce mode de connexion à deux facteurs améliore la sécurité du compte du bénéficiaire et protège ses données.
Une fois authentifié, l’utilisateur peut :
- Remplir un formulaire – en bénéficiant du remplissage automatique de ses informations personnelles ;
- Consulter l’historique de ses anciens formulaires et télécharger ceux-ci en PDF pour éventuellement les archiver au format papier ;
- Traiter les demandes de correction des formulaires déjà remplis.
Pour les collaborateurs des Offices AI
Une fois sur la plateforme, le collaborateur peut :
- Consulter les formulaires. Un système de réservation des formulaires permet de dispatcher leur traitement entre les collaborateurs en toute simplicité.
- Envoyer une demande de correction au bénéficiaire. Celui-ci la reçoit par e-mail, peut rouvrir le formulaire pour faire les corrections et le soumettre à nouveau sur la plateforme.
- Valider les formulaires, qui sont alors directement transmis à la Centrale de compensation.
Pour la Centrale de compensation
La Centrale de compensation (CdC) est l’organe d’exécution de la Confédération en matière d’assurances sociales du 1er pilier, qui comprend l’AVS, l’AI et l’APG.
La plateforme s'intègre directement dans le flux de paiement et dialogue avec leur logiciel métier (Sumex) sans besoin de ressaisir des données.
Lorsqu'un collaborateur de l'AI valide un formulaire, la plateforme se charge de créer une version XML de la facture (format utilisé pour l'échange de facture médicales sur le réseau MediData) et de transmettre la facture à la CdC en passant par le réseau MediData via CuraLine.
La facture est ensuite reçue et importée dans Sumex et traitée par la CdC. En cas de refus, une réponse est transmise à la plateforme afin de notifier les collaborateurs de l'OAI d'une erreur sur le formulaire.
Contraintes
Sécuriser des données personnelles
Parce que l’application traite de données personnelles sensibles – les données de santé des assurés de l’AI, elle se doit d’être hautement sécurisée. À cette fin, la plateforme a été mise en place suivant l’infrastructure du GILAI, avec qui nous avons collaboré pour la configuration des serveurs.
Pour garantir la sécurité applicative de la plateforme, un audit de sécurité a été commandé par l’Office AI Vaud et réalisé par RedGuard. Ce dernier a pu confirmer la sécurité de l’application tout en suggérant quelques améliorations, portant notamment sur les bonnes pratiques à adopter. Grâce à ces suggestions, nous avons pu améliorer quelques-uns des processus.
Travailler les interfaces et soigner l'accessibilité
La saisie de formulaire n’est en général pas une partie de plaisir. C’est pourquoi nous nous sommes appliqués à imaginer une expérience utilisateur aussi simple et agréable que possible.
Pour que la prise en main du service soit intuitive, nous avons porté une attention particulière aux mots utilisés et aux messages d’aide et d’alerte transmis. Nous avons aussi veillé à rendre les formulaires accessibles au plus grand nombre.
Déploiement au niveau suisse
Le projet de l’OAI Vaud a été présenté à l’OFAS, qui a porté son choix sur notre solution pour la mettre à disposition de tous les Offices de Suisse qui en font la demande.
À cette fin, nous avons procédé à l’adaptation technique du système pour simplifier la gestion de ses multiples installations, tout en veillant à préserver l’identité propre de chaque canton.
Déjà plus de 20 cantons ont choisi la solution d’inetis et nous sommes en cours de collaboration pour l’implémenter.
Quelques chiffres
- 23 guichets en place ou en cours de mise en place ;
- 25’000 formulaires saisis pour l'OAI Vaud ;
- 4’000 comptes bénéficiaires créés pour l'OAI Vaud.