Logiciel Smala pour l’insertion socio-professionnelle
Notre objectif est de vous simplifier la prise en charge des bénéficiaires de mesures de réinsertion au travail !
Vos besoins
Vous souhaitez centraliser toutes les informations utiles au suivi de vos bénéficiaires (décisions, types de mesures, activité, etc.) et faciliter ainsi le traitement de leur dossier ?
Vous souhaitez générer automatiquement certains actes administratifs (rapports d’activité, facturation des activités) et simplifier les échanges avec vos mandants afin de pouvoir consacrer plus de temps à vos bénéficiaires ?
Vous souhaitez disposer d’indicateurs de charge relatifs à vos conseillers afin de faciliter la gestion de vos ressources ?
Consultez notre présentationNotre solution
Notre logiciel, du nom de "Smala", permet de gérer efficacement l’ensemble des tâches nécessaires à la prise en charge de vos bénéficiaires de mesures de réinsertion professionnelle, tout en garantissant la sécurité des données :
- accompagnement (suivi des dossiers),
- planification des activités (organisation du temps),
- administration (facturation, correspondance),
- management (reporting, gestion des ressources).
Fonctionnalités détaillées
Accompagnement
- Gestion du dossier du bénéficiaire (données personnelles)
- Gestion des décisions
- Description détaillée des attentes et objectifs
- Description des mesures prises et placements
- Catalogue des intervenants (conseillers AI, tuteurs, psychologue, maître d’apprentissage)
- Génération des différents types de rapports (Andiamo, rapport court) et détection des rapports manquants…
- Envoi automatique des rapports à l’office AI
Planification des activités
- Vision des capacités par secteur ou par poste
- Création et gestion des activités d'un bénéficiaire (rendez-vous, stages, emplois, entretiens de coaching, cours, etc.)
- Vue sous forme d'agenda de toutes les activités d'un bénéficiaire, d'une entité, d'un atelier ou d'un coach
- Gestion des cours de formation destinés aux bénéficiaires (organisation, inscriptions, présences, absences, statistiques)
- Génération d'attestations de présence
Administration
- Génération d’e-mails et de lettres à l’aide de modèles supportant la fusion automatique des champs
- Génération automatique des factures basées sur les activités d’accompagnement
- Envoi des factures dans le réseau Medidata via CuraLine et gestion des retours pour les corrections
- Détection automatique des factures manquantes
- Contrôle des paiements par fichier CAMT de votre banque
- Création automatique de tâches en fonction des décisions/mesures prises
- Gestion électronique de tous les documents, intégration avec Outlook
Management
- Statistiques et historique des activités (par bénéficiaire, par collaborateur, par semaine)
- Indications des quotas d’heures disponibles par bénéficiaire, par collaborateur (avec alerte si quota insuffisant)
- Liste des stages et des entreprises avec qui vous collaborez
- Professions par entreprise
Valeur ajoutée de Smala
Fait pour l'insertion
Smala est un logiciel spécifiquement conçu pour les métiers de l'insertion socio-professionnelle, et non un logiciel de management généraliste adapté après coup. Cela procure plusieurs avantages :
- rapide à déployer (logique des parcours d'insertion déjà intégrée),
- simple à utiliser (terminologie et langage métier appropriés),
- pertinent (intègre la logique des mandants tels que AI, ORP),
- économique (moins de paramétrages initiaux).
Sur mesure
Smala a été développé pour pouvoir être configuré selon chaque organisation et correspondre à vos processus.
Nous déterminons ensemble les meilleurs flux de travail pour vous permettre de gagner en efficacité.
Nous adaptons pour vous les champs, les documents et les droits d'accès pour qu'ils reflètent votre façon de travailler.
Sécurité des données
Vous gérez des données très sensibles et vous êtes soumis à la loi sur la protection des données. Smala répond à des critères de sécurité exigeants comme :
- le contrôle des accès avec des comptes nominatifs,
- l’authentification forte avec une confirmation par email ou SMS,
- la gestion avancée des droits,
- le cryptage des mots de passe et des backups,
- la conservation des données en Suisse sous votre propriété.
Schéma de principe
...une très bonne compréhension de notre projet, nous avons été conquis… la construction du logiciel a évolué rapidement, en correspondant à ce que nous souhaitions… Smala est intuitif et pratique…
Ce qui nous a décidé à franchir le pas de Smala, c’est que nous cherchions une entreprise locale ayant une expérience avec des logiciels dans le domaine de l'insertion. Après une séance de présentation très positive avec inetis et une analyse structurée de leur part démontrant une très bonne compréhension de notre projet, nous avons été conquis !
L’implémentation de Smala s’est déroulée très positivement. Nous avons travaillé en étroite collaboration, de manière transparente et agréable. En sus, la construction du logiciel a évolué rapidement, en correspondant à ce que nous souhaitions…
Nous avons donc vécu l’accompagnement d’inetis de manière très positive, car inetis a suivi le projet de manière cohérente, tout en nous soutenant pour configurer Smala à notre contexte spécifique. Bien que des fonctionnalités restent à développer dans une 2e phase du projet, nous sommes déjà très confiants sur la plus-value du logiciel, car Smala est intuitif et pratique.
Smala a été bien accueilli en interne. Bien sûr, il y a toujours la crainte du changement pour certains utilisateurs, mais les personnes voient d'ores et déjà l'automatisation potentielle de certaines charges administratives.
...un projet sur mesure... l'écoute a toujours été très présente... nous gagnons un temps considérable...
Nous avons créé un projet sur mesure, et il n’a pas toujours été évident pour mon équipe et moi-même de définir d’emblée nos besoins.
C’est pourquoi, il a fallu une orientation client et surtout une capacité d’adaptation d’inetis pour répondre rapidement à nos demandes. L’écoute a toujours été très présente et c’est ensemble que nous avons cherché et trouvé les solutions.
Aujourd’hui, nous gagnons un temps considérable pour l’envoi de nos rapports, la facturation et surtout l’extraction des données que nous devons soumettre à notre partenaire principal.
Notre application est conviviale, il a fallu peu de temps aux collaborateurs pour se l’approprier. Nous voulions un outil facile à utiliser, c’est pourquoi je peux dire que mes collègues sont super contents de l’application.