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SIB Days, un événement scientifique transformé en conférence virtuelle

SIB Days, c’est 3 jours de conférence scientifique organisé par le SIB (Swiss Institute of Bioinformatics) depuis 2006. L’arrivée de la pandémie a obligé les organisateurs à réinventer le concept d’origine en édition virtuelle et interactive.

Logo SIB Days sur le fond de molécules de l'édition 2020

Nos solutions

Le challenge a été de proposer en très peu de temps une plate-forme en ligne, ergonomique avec de multiple possibilités d’interactions. Pour cela, nous avons combiné plusieurs outils pour couvrir l’ensemble des besoins: 

  • OctoberCMS pour le site principal;
  • Zoom pour les conférences plénières;
  • Jitsi Meet pour les discussion en petit groupe.

Une touche d’UI design pour bien orienter l'utilisateur

Ce projet ayant vu le jour dans un délai très court, il a fallu adapter le nouvel environnement visuel dans lequel le public allait se déplacer et qu'il puisse se sentir à l’aise. Nous sommes partis sur un design d'application web, très simple avec un menu vertical collé à gauche. L'ensemble reprend la charte graphique du SIB ainsi que le fond "molécules" thème de l'édition 2020. Le résultat a été très bien reçu et les échanges ont pu avoir lieu efficacement.

Deux captures d'écran de l'interface du site SIB Days, la page d'accueil et la partie vidéoconférence

Développements spécifiques

  • Réalisation d’un plugin OctoberCMS pour gérer l’agenda et les posters;
  • Utilisation de Jitsi Meet, une solutions Open Source de visioconférence, que nous avons intégré. Nous nous somme chargés de l’installation, du dimensionnement ainsi que du suivis des serveurs DigitalOcean (Jitsi Meet & WEB) utilisés durant l’événement;
  • Mise en place d’un système de communication avec les visiteurs, basé sur le service Pusher afin de permettre aux administrateurs de diffuser des annonces en direct;
  • Afin de simplifier le processus de connexion à la conférence, nous avons opté pour une authentification via email; avant le début de la conférence chaque personne inscrite reçoit un email avec un lien personnel lui permettant de rejoindre le site en étant directement authentifié avec son compte. Le système d’authentification permet de faire en sorte qu’un lien ne soit utilisé que sur un périphérique à la fois. En cas de problème, les administrateurs ont la possibilité d’invalider et de régénérer un lien pour un utilisateur.

Le client

Le SIB dirige et coordonne le domaine de la bioinformatique en Suisse. Leurs experts en sciences des données unissent leurs forces pour faire avancer la recherche biologique et médicale et améliorer la santé.

“De manière générale nous avons reçu un retour très positif de la part des participants que ce soit par rapport à l’interface web ou sa facilité d’utilisation. Nous n’avons constaté aucun bug technique lors de connexion aux différentes sessions live.“

Franziska Gruhl
Scientific Events Manager au SIB


Quelques commentaires de participants:

“Congrats to the whole technical team for the amazing web platform!“

“The web platform was very intuitive to use and the technique for the talks and posters was very efficient, and well combined with the slack channel to redirect the discussions. It was also my first virtual conference, but from what I heard, the sib days 2020 compares very favourably in terms of technique and organisation with other recent conferences.”