Inetis a développé un portail Web sur mesure afin que le Secteur sport de la Ville de Vevey puisse gérer avec beaucoup plus d’efficacité les demandes de soutien financier qui lui sont adressées.
La solution
Comme de nombreuses communes d’importance, Vevey consacre beaucoup de temps à gérer les multiples sollicitations financières en lien avec les athlètes, les associations ou les manifestations sportives, et ceci pour différentes raisons :
manque d’uniformité des demandes,
lourde charge administrative pour maintenir à jour les données des demandeurs,
suivi fastidieux en cas d’allers/retours, par exemple lors de demande de justificatifs complémentaires.
Lors d’une telle démarche de digitalisation, l’enjeu pour inetis fut de comprendre l’activité métier en détail. Cette analyse a donné lieu à des diagrammes de processus, décrivant les parcours utilisateurs et les divers flux (informations, décisions).
Des “wireframes” fonctionnels ont ensuite été réalisés afin de valider l’approche conceptuelle du portail. Le développement de l’interface et l’intégration technique ont parachevé l'outil.
Baptisé Sponso, ce nouveau portail répond assurément aux enjeux administratifs auxquels les communes sont confrontées pour assurer leur mission de soutien financier des mondes sportif et associatif. Cela étant, toute structure ou entreprise, bailleuse de fonds, trouvera en Sponso un outil d’une grande efficacité.
La touche inetis
Sponso a été pensé pour permettre la prise en charge et le suivi d’un nombre important et varié de demandes de soutien financier, et ceci grâce aux fonctionnalités suivantes :
formulaires de demandes paramétrables et prédéfinis par l’administrateur lui-même,
“workflow” décisionnel pour chaque demande avec suivi des statuts, étape par étape, dès son envoi initial jusqu’à sa clôture,
messagerie intégrée au “workflow” permettant de commenter chaque étape, avec inclusion possible de modèles de réponse ou d’information,
système de filtres permettant des visions agrégées par statut ou par catégorie de demande.
Le client
La Ville de Vevey est le chef lieu du District de la Riviera-Pays-d'Enhaut. Ville historique de 20’000 habitants, elle est connue pour son charme et sa vue imprenable sur le lac et les Alpes. Elle est aussi un centre économique d’une grande importance en tant que siège de l'entreprise Nestlé.
La ville est au bénéfice d’un tissu associatif sportif très riche : en 2024, 65 clubs sportifs comptant plus de 8800 membres, dont plus de 3700 jeunes entre 5 et 20 ans.
...le déroulement global du projet s'est très bien passé... inetis a toujours su être réactif à nos demandes et idées... l'application Sponso permet de faciliter les échanges... de limiter les demandes incomplètes... d'être plus efficace dans leur traitement...
Nous avons choisi l’application Sponso proposée par inetis car nous avons apprécié sa flexibilité, les possibilités d’adaptation et la liberté d’effectuer ensuite les modifications par nous-mêmes directement.
Le déroulement global du projet s’est très bien passé. inetis a toujours su être réactif à nos demandes et idées, tout en nous guidant dans les réflexions. Pour ma part, j’aurais aimé avoir plus de temps pour affiner la conception, mais la charge de travail régulière m’en a privé.
L’accompagnement d’inetis pour la mise en place de l’application a été agréable et efficace. Au quotidien, l’application Sponso offre plusieurs valeurs ajoutées : elle permet de faciliter les échanges avec nos interlocutrices et interlocuteurs, de limiter les demandes incomplètes et d’être plus efficace dans leur traitement.
Même si certains demandeurs de subventions auprès de la Ville de Vevey ont parfois eu quelques difficultés ou questions quant à l’utilisation de Sponso, ils ont accueilli la nouvelle application de manière positive.
Maite Gonzalo, coordinatrice / Ville de Vevey – Service famille, éducation, sport et jeunesse