Acteur social d’importance à Genève dans le domaine de l’insertion et du placement professionnels, Pro a choisi le logiciel Smala d'inetis pour améliorer son efficacité opérationnelle.
La solution
Jusqu’alors, le secteur “Accompagnement à l’insertion professionnelle” (AIP) travaillait de manière décentralisée et peu automatisée :
- fichiers de toutes sortes pour le suivi et la gestion des bénéficiaires,
- multiples saisies,
- rédaction des rapports d’activités et facturation manuelles.
La première étape du projet a donc consisté à identifier et formaliser le processus d’accompagnement du secteur AIP à travers plusieurs ateliers de travail réunissant les différents acteurs de la chaîne.
Sur cette base, la mise en place des différents modules de Smala (dossier du bénéficiaire, administration, facturation, etc.), a pu être lancée. S’en est suivie une phase de configuration du logiciel qui s’est réalisée de manière itérative avec les responsables du projet chez Pro : livraison successive des développements, avec tests et ajustements des fonctionnalités au fil de l’eau.
La touche inetis
Dans un tel contexte de digitalisation, être orienté “utilisateur” consiste notamment à remettre en cause les processus existants en profitant, si possible, de les améliorer.
En l’occurrence, pour le secteur AIP de Pro, le processus de facturation était jusqu’ici très chronophage car nécessitant un lourd travail manuel de récolte des données. Une fois élaborées et validées, les factures étaient saisies dans l’ERP de Pro par le secteur AIP pour être traitées et envoyées aux mandants par le service Comptabilité. En cas de retour d’une facture, cette dernière devait être retransmise au secteur AIP pour être analysée et corrigée, puis à nouveau ré-expédiée par le service de la Comptabilité. L’ensemble du processus était somme toute fastidieux.
Avec le logiciel Smala, qui dispose de manière centralisée de toutes les informations issues du suivi des bénéficiaires, le traitement a pu être largement automatisé, de la création des factures à leur envoi dans le réseau Medidata via Curaline, jusqu’à la réception d’éventuels retours avec leur cause indiquée. Dans ce cadre, Smala communique au quotidien avec l’ERP de Pro afin de permettre au service Comptabilité de disposer des informations financières nécessaires à son travail de gestion.
Le client
Sur son site Internet, l’entreprise Pro se présente comme suit : “Pro est une fondation de droit privé, reconnue d’intérêt public, créée en 1987. Sa vocation est d’intégrer et de réinsérer des personnes exclues de l’économie traditionnelle, notamment en raison de handicap, en leur proposant un emploi ou une expérience professionnelle dans un environnement adapté.
Avec bienveillance et sans complaisance, PRO offre des places de travail pérennes à des personnes en difficulté, par le biais d’activités soumises aux règles économiques traditionnelles, en favorisant la responsabilisation et l’autonomisation de chacun.”
En 2024, Pro a été lauréat du prix “Les Grands Prix de l’économie”, récompensant les entreprises genevoises dynamiques et innovantes.